En las tareas ofimáticas, tal vez, lo más habitual sea el trabajo con textos. Editar un texto consiste simplemente en usar una aplicación que sea capaz de traducir nuestras pulsaciones de teclado a caracteres en un fichero, que puede ser recuperado en pantalla o en una impresora, por no profundizar en otras situaciones.
Maquetar un texto es el conjunto de tareas que se preocupan del aspecto final del documento. Con atención especial a los elementos de realce o la inclusión de tablas o gráficos.
A medio camino se encuentran los procesadores. Con mayores prestaciones que un editor simple pero muy lejos de las capacidades de un maquetador, aunque cubren con dignidad las necesidades de un usuario medio.
En relación a los formatos, debemos tener presente que, para compartir una información que sólo contenga texto, es aconsejable utilizar TXT. Es mucho más ligero y cumple el objetivo a la perfección, incluso está indicado cuando suministramos información para que otros la doten de formato.
Si nuestro documento sólo contiene elementos de realce sobre el texto, es decir, negritas, cursivas, sangrías, tamaños de letra,... entonces usaremos RTF puesto que conservará estos atributos.
Finalmente, si el documento es más complejo y contiene tablas, gráficos, fotos o cualquier otro elemento ajeno, debemos usar PDF, diseñado especialmente para compartir documentos compuestos. Veamos como ejemplo el comportamiento de un fichero de texto simple generado en diferentes formatos.
OpenOffice.org es una suite ofimática, es decir, un conjunto de componentes conectados entre sí encargados de realizar diferentes tareas. Nace a raíz de la liberación del código de Star Office, de la empresa Sun Microsystem™ y, en muy poco tiempo ha alcanzado un nivel de desarrollo considerable, hasta el punto que ha rebasado las prestaciones de su homóloga comercial MSOffice.
Comparte perfectamente los documentos con MSOffice y posee salidas automatizadas hacia la mayoría de los formatos existentes.